Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement Stichting Apeldoorns Erfgoedkanaal

(Vastgesteld in de bestuursvergadering van 15 oktober 2024.)

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • De stichting: de Stichting Apeldoorns Erfgoedkanaal, gevestigd te Apeldoorn. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel op 16 augustus 2024, onder nummer 94724512;
  • De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 16 augustus bij Van Dijk De Jong Notarissen te Dronten;
  • Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de statuten;
  • fondsenwerving: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
  • Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  • Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
  • Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
  • Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur en de bestuursbesluiten

  • Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.
  • Het bestuur neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement).
  • Het bestuur kan werkgroepen / projectgroepen / commissies in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering.
  • Het bestuur beslist in ad-hoc-situaties individueel over uitgaven tot 120 euro.
  • Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjaren-donatie.
  • Het bestuur handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, boven op de staande herverkiezingsvolgorde.
  • Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid opnieuw verkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht van één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
  • Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
  • Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat-bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring naar de voorzitter hebben gestuurd.
  • Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.

De voorzitter

  • Heeft de algemene leiding over de stichting;
  • Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
  • Overlegt met officiële instanties;
  • Geeft leiding aan het bestuur;
  • Is leidinggevend bij fondsenwerving;
  • Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
  • Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
  • Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
  • Ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
  • Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
  • Coördineert en stuurt activiteiten;
  • Ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hier eventiueel op aan.

De secretaris

  • Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
    • De datum en plaats van de vergadering;
    • De aanwezige en afwezige bestuursleden;
    • De eventueel verleende volmachten;
    • De genomen besluiten;
    • De actielijst.
  • Stelt in samenspraak met de voorzitter het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
  • Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
  • Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  • Archiveert alle relevante documenten;
  • Beheert de CRM-database, waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, donateurs en vertegenwoordigers van de gesubsidieerde goede doelen zijn vastgelegd. Hij of zij zorgt ervoor dat deze database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Hij of zij bewaakt ook de toepassing en uitvoering van de voorschriften voortkomende uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De penningmeester

  • Voert de financiële administratie in overleg met de voorzitter;
  • Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, vooral in geval van opvolging;
  • Is betrokken bij de fondsenwerving;
  • Stelt financiële overzichten op;
  • Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
  • Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijken van Richtlijn 650 (Fondsenwervende organisaties);
  • Beheert de bankrekening en de eventuele spaarrekening;
  • Beheert de inventarislijst en de inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
  • Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
  • Beslist zelfstandig over uitgaven tot 150 euro;
  • Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
  • Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
  • Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

Algemeen bestuurslid
Elk (algemeen) bestuurslid kan meerdere taken onder zijn of haar beheer hebben.  
De taken worden in onderling overleg vastgesteld.

Portefeuillehouders

Een bestuurder kan tevens portefeuillehouder zijn voor een taak of project welke niet tot zijn of haar specifieke eigen taken behoort. Een vrijwilliger kan onder verantwoordelijkheid van een bestuurslid deel uitmaken van een projectgroep.  

De webmaster
(Deze functie kan ook door een vrijwilliger, niet zijnde een bestuurslid, gedaan worden onder verantwoordelijkheid van een bestuurslid)

  • Beheert de website;
  • Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
  • Beheert de structuur van de website;
  • Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
  • Voert de eindredactie van teksten op de website;
  • Is actief om de website zo goed mogelijk vindbaar te maken via de belangrijkste zoekmachines.
  • Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;
  • Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoen aan de huisstijl;
  • Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;
  • Voert de eindredactie over de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning.
  • Beantwoordt de binnenkomende e-mail. Met de secretaris worden goede afspraken gemaakt over de soorten e-mail die de webmaster zelf mag afhandelen: verzoeken om schriftelijke toezending van jaarverslagen en andere openbare informatie. Van andere e-mails stuurt de webmaster een ontvangstbevestiging, waarna de verdere beantwoording/afhandeling aan de secretaris is.

Besluiten

Het bestuur:

  • Neemt alle besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of de jaarvergadering in de eerste maand van het jaar;
  • Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met gewone meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
  • Neemt besluiten met gewone meerderheid van stemmen over geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt.

Vergaderingen

Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien ten minste 2/3 van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Frequentie

  • Het bestuur vergadert ten minste acht maal per jaar, en houdt eenmaal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  • Het dagelijks bestuur, bestaande uit de voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen, op verzoek van een lid van het dagelijks bestuur, zo nodig vaker vergaderen. 
  • Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen vier weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  • Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen wordt bijeengeroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met inachtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
  • Een bestuursvergadering duurt maximaal twee uur, een jaarvergadering niet meer dan drie uur.
  • Aan het eind van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Agenda

  • Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en vaststelling van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
  • De secretaris e-mailt de conceptagenda uiterlijk twee dagen voor aanvang van de vergadering.
  • De jaarvergadering wordt gehouden in het 1e kwartaal. Het jaarverslag over het afgelopen jaar en het concept jaarplan voor het lopende jaar worden ten minste 10 dagen voorafgaand aan de jaarvergadering naar de bestuursleden gezonden,
  • Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen om punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen om de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  • Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
  • Notulen: van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder alle bestuursleden.
  • Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Inbreng tijdens de vergadering

  • Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
  • Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
  • Iedere bestuurder kan een of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is.
  • Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing.
  • Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  • Donateurs;
  • “KanaalVrienden”
  • Fondsen voor goede doelen (overheidsfondsen en particuliere fondsen);
  • Overheden
  • Andere van belang zijnde partijen;
  • De media.

Donaties en declaraties

  • Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel.
  • Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
  • Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker: het dient tot een minimum beperkt te blijven, slechts tot hetgeen nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders.
  • In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enige andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen.
  • Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

Slotbepalingen

  • In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
  • Dit huishoudelijk reglement kan aangepast worden met een normale meerderheid van stemmen tijdens een bestuursvergadering waarin tenminste 2/3 van de bestuursleden aanwezig is, of zich daar reglementair laten vertegenwoordigen.
  • Alle geïnteresseerde kandidaat-bestuursleden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de voorzitter of secretaris één exemplaar van de statuten van dit reglement en als digitale kopie per email.

Apeldoorn, 15 oktober 2024
Johan van Dijk, voorzitter
Pim Kisjes, secretaris
Janny Stoker, penningmeester
Guus in't Veld, bestuurslid
___________________________________________________________________________________________________________________________________________